Ultimo aggiornamento: 20 ottobre 2026
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1. Titolare del trattamento
Il titolare del trattamento è SayPaper Viaggi S.r.l., con sede legale e operativa in Via Santo Stefano 42, 40125 Bologna (BO), Italia, P.IVA e Codice Fiscale 03814570375.
- Email: [email protected]
- PEC: [email protected]
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Il titolare non ha designato un responsabile della protezione dei dati (DPO), non ricorrendo i presupposti dell’art. 37 GDPR.
2. Quali dati trattiamo
Dati di navigazione
I sistemi che fanno funzionare il sito acquisiscono alcuni dati la cui trasmissione è implicita nell’uso dei protocolli di Internet: indirizzo IP, tipo di browser e sistema operativo, data e ora della richiesta, pagine visitate. Li usiamo solo per il funzionamento e la sicurezza del sito e, se necessario, per accertare responsabilità in caso di reati informatici, mai per profilarti. Per i cookie consulta la Cookie policy.
Modulo di contatto e richieste di preventivo
Quando compili il modulo contatti o la richiesta di preventivo ci comunichi nome, cognome, email, telefono e le informazioni sul viaggio che desideri (destinazione, periodo, numero di partecipanti, budget, preferenze). I messaggi inviati tramite i moduli sono conservati anche nel database del sito, per gestire la risposta. Lo stesso vale per le richieste che riceviamo per email, telefono, in agenzia o su WhatsApp, servizio fornito da WhatsApp Ireland Limited secondo la propria informativa.
Newsletter
Se ti iscrivi alla newsletter trattiamo il tuo indirizzo email ed eventualmente il nome, per inviarti nuove partenze, racconti di viaggio e iniziative dell’agenzia. Puoi cancellarti in qualsiasi momento con il link presente in ogni messaggio o scrivendoci.
Prenotazioni e acquisti sul sito
Per gli ordini effettuati tramite il negozio online (WooCommerce) — pacchetti di viaggio, buoni regalo, progettazione su misura, carnet personalizzato — trattiamo dati anagrafici e di contatto, codice fiscale, indirizzi di fatturazione e spedizione, dettagli dell’ordine e dei pagamenti. Sul sito non si inseriscono dati di carte di pagamento: si paga con bonifico o in agenzia. Se crei un account conserviamo anche le credenziali (la password in forma cifrata) e lo storico degli ordini.
Dati dei viaggiatori
Per organizzare il viaggio ci servono, per ciascun partecipante, i dati richiesti dai fornitori e dalle autorità dei Paesi di destinazione: nome e cognome come da documento, data e luogo di nascita, cittadinanza, sesso, estremi del passaporto o della carta d’identità (numero, date di rilascio e di scadenza) e, quando necessario per un visto o un’autorizzazione all’ingresso, copia del documento e fotografia. Se prenoti anche per altre persone, devi informarle del contenuto di questa informativa prima di comunicarci i loro dati. I dati dei minori sono forniti da chi esercita la responsabilità genitoriale.
Categorie particolari di dati
Puoi comunicarci, se lo ritieni utile, dati relativi alla salute (ad esempio allergie o intolleranze alimentari, esigenze mediche, mobilità ridotta) o preferenze alimentari da cui possono desumersi convinzioni religiose. Trattiamo questi dati solo con il tuo consenso esplicito e solo nella misura necessaria a organizzare i servizi, ad esempio per segnalare un’allergia a un ristorante o richiedere assistenza in aeroporto. Il consenso è facoltativo: senza di esso non potremo tenerne conto nell’organizzazione del viaggio.
3. Finalità e basi giuridiche
| Finalità | Base giuridica |
|---|---|
| Funzionamento e sicurezza del sito, prevenzione di abusi e attacchi informatici, anche tramite la rete di distribuzione dei contenuti (CDN) | Legittimo interesse del titolare (art. 6, par. 1, lett. f) GDPR) |
| Risposta a richieste di informazioni, preventivi e appuntamenti | Misure precontrattuali adottate su tua richiesta (art. 6, par. 1, lett. b) GDPR) |
| Gestione di ordini, contratti di viaggio, buoni regalo e servizi, dell’account cliente e della consegna dei documenti | Esecuzione del contratto (art. 6, par. 1, lett. b) GDPR) |
| Comunicazione dei dati dei viaggiatori a vettori, strutture ricettive e altri fornitori dei servizi inclusi nel viaggio | Esecuzione del contratto (art. 6, par. 1, lett. b) GDPR) |
| Trattamento di dati relativi alla salute o di altre categorie particolari | Consenso esplicito (art. 9, par. 2, lett. a) GDPR); in emergenza durante il viaggio, tutela di interessi vitali (art. 9, par. 2, lett. c) GDPR) |
| Adempimenti contabili, fiscali e degli altri obblighi di legge | Obbligo legale (art. 6, par. 1, lett. c) GDPR) |
| Invio della newsletter | Consenso (art. 6, par. 1, lett. a) GDPR), revocabile in qualsiasi momento |
| Gestione dei reclami, accertamento, esercizio o difesa di un diritto anche in giudizio | Legittimo interesse (art. 6, par. 1, lett. f) GDPR); per le categorie particolari, art. 9, par. 2, lett. f) GDPR |
Il conferimento dei dati necessari a rispondere alle tue richieste e a eseguire il contratto è obbligatorio: in mancanza non possiamo fornirti il preventivo o il servizio. Il conferimento dei dati per la newsletter e delle categorie particolari di dati è facoltativo. La revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento effettuato prima della revoca. Non svolgiamo attività di profilazione né adottiamo decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati.
4. Per quanto tempo conserviamo i dati
| Dati | Periodo di conservazione |
|---|---|
| Contratti, fatture, scritture contabili e relativa corrispondenza | 10 anni (art. 2220 c.c.) |
| Richieste di informazioni e preventivi non seguiti da prenotazione | 24 mesi dall’ultimo contatto |
| Copie di passaporti e documenti d’identità, dati relativi alla salute | Fino al rientro dal viaggio e per i 3 mesi successivi |
| Iscrizione alla newsletter | Fino alla revoca del consenso |
| Account cliente | Fino alla richiesta di chiusura; i dati degli ordini restano conservati per i periodi indicati sopra |
| Dati di navigazione (log tecnici) | Di norma non oltre 6 mesi |
Se è in corso un reclamo, una controversia o un accertamento delle autorità, i dati necessari possono essere conservati fino alla sua definizione. Alla scadenza, i dati vengono cancellati o resi anonimi.
5. A chi comunichiamo i dati
I dati sono trattati da personale di SayPaper Viaggi S.r.l. autorizzato e istruito (travel designer, amministrazione, direttore tecnico) e possono essere comunicati, per le sole finalità indicate, alle seguenti categorie di destinatari:
- fornitori dei servizi turistici inclusi nel viaggio: vettori aerei, ferroviari e marittimi, strutture ricettive, corrispondenti locali, guide, società di noleggio e altri prestatori di servizi, che operano come titolari autonomi;
- compagnie assicurative, se sottoscrivi una polizza facoltativa o in caso di sinistro, come titolari autonomi;
- rappresentanze consolari e centri visti, quando ci chiedi di seguire la pratica per un visto;
- fornitore di hosting del sito, con server situati nell’Unione europea, che opera come responsabile del trattamento;
- Cloudflare, Inc., che fornisce il servizio di CDN e di protezione del sito, come responsabile del trattamento;
- commercialista e consulenti che ci assistono negli adempimenti contabili, fiscali e legali;
- banche, per la gestione di incassi e rimborsi, e corrieri, per la spedizione del carnet e dei documenti di viaggio;
- autorità pubbliche, quando la comunicazione è prevista dalla legge.
I dati non sono diffusi né ceduti a terzi per finalità commerciali. L’elenco aggiornato dei responsabili del trattamento è disponibile su richiesta.
6. Trasferimenti di dati fuori dall’Unione europea
Se il viaggio si svolge in un Paese extra UE o comprende servizi di fornitori stabiliti fuori dallo Spazio economico europeo, i dati dei viaggiatori devono essere trasmessi a tali fornitori. Il trasferimento avviene ai sensi dell’art. 49, par. 1, lett. b) GDPR, in quanto necessario all’esecuzione del contratto di viaggio concluso con te. Poiché in alcuni Paesi la protezione dei dati può non essere equivalente a quella europea, trasmettiamo solo i dati strettamente necessari ai servizi prenotati.
Cloudflare, Inc. ha sede negli Stati Uniti ed è certificata nell’ambito del Data Privacy Framework UE-USA, oggetto della decisione di adeguatezza della Commissione europea del 10 luglio 2023; il trattamento è inoltre regolato dalle clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione. La mappa della pagina Contatti, caricata solo se presti il consenso, è fornita dalla OpenStreetMap Foundation, con sede nel Regno Unito, Paese che beneficia di una decisione di adeguatezza della Commissione europea.
7. I tuoi diritti
In qualsiasi momento puoi esercitare i diritti previsti dagli articoli da 15 a 22 GDPR:
- accesso ai dati e alle informazioni sul trattamento (art. 15);
- rettifica dei dati inesatti o incompleti (art. 16);
- cancellazione, nei casi previsti (art. 17);
- limitazione del trattamento (art. 18), con comunicazione ai destinatari (art. 19);
- portabilità dei dati forniti, trattati con mezzi automatizzati in base al consenso o al contratto (art. 20);
- opposizione al trattamento fondato sul legittimo interesse (art. 21);
- non essere sottoposto a decisioni unicamente automatizzate (art. 22), che comunque non adottiamo.
Puoi inoltre revocare in ogni momento i consensi prestati. Per esercitare i tuoi diritti scrivi a [email protected] o via PEC ad [email protected]. La richiesta è gratuita; rispondiamo entro un mese, prorogabile di due mesi nei casi più complessi (art. 12 GDPR), e possiamo chiederti informazioni per verificare la tua identità.
8. Reclamo al Garante
Se ritieni che il trattamento dei tuoi dati violi la normativa, puoi proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it) ai sensi dell’art. 77 GDPR, oppure all’autorità di controllo dello Stato membro in cui risiedi o lavori, o rivolgerti all’autorità giudiziaria.
9. Minori
La prenotazione di viaggi e servizi è riservata a persone maggiorenni. I dati dei viaggiatori minorenni sono raccolti solo tramite il genitore o chi ne esercita la responsabilità genitoriale, che sottoscrive il contratto. I moduli del sito e la newsletter non sono destinati ai minori di 14 anni, per i quali, ai sensi dell’art. 2-quinquies del Codice privacy, il consenso deve essere prestato da chi esercita la responsabilità genitoriale: se ci accorgiamo di aver ricevuto dati da un minore di 14 anni senza tale consenso, li cancelliamo.
10. Sicurezza
Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate al rischio (art. 32 GDPR): connessione cifrata HTTPS, accesso ai dati riservato al personale autorizzato con credenziali personali, aggiornamento del software, copie di backup, protezione del sito tramite CDN. I documenti cartacei sono custoditi in agenzia in archivi ad accesso controllato. Non inviare copie di documenti d’identità tramite il modulo di contatto: quando servono, te le chiediamo noi indicandoti come trasmetterle.
11. Modifiche all’informativa
Possiamo aggiornare questa informativa in caso di modifiche normative o dei servizi offerti. La data dell’ultimo aggiornamento è indicata in cima alla pagina; delle modifiche rilevanti ti daremo notizia anche sul sito o per email.